بسم الله الرحمن الرحيم

نظام تسجيل للحسابات المالية

النُسخة رقم 4

دليل المستخدم

تعديل 15 مارس 2016

نظام تسجيل هو نظام مخصص للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة لتسجيل الحسابات اليومية وإصدار التقارير، وإدارة المخازن، وإدارة الشيكات والوثائق، بالإضافة لكافة اﻹجراءات المحاسبية للمؤسسة والتعامل مع العملاء والتقسيط.

يحتوي هذا الكُتيّب على شرح مختصر لكافة أجزاء النظام

الفصل اﻷول

تثبيت نظام تسجيل

مقدمة

نظام تسجيل هو نظام خفيف لايحتاج لإمكانات عالية للتشغيل، ويمكن أن يعمل في نظام وندوز ونظام لينكس. وطريقة عمله هي طريقة المخدم/العميل Client/server، حيث يعتمد على قاعدة بيانات فيربيردFireBird، وهي قاعدة بيانات علائقية سهلة التثبيت ولا تحتاج لصيانة او لمدير قاعدة بيانات لإدارتها، يمكن لكل من لديه خبرة في تقنية المعلومات تثبيتها بسهولة.

يمكن أن يعمل النظام في جهاز حاسوب واحد، حيث تكون قاعدة البيانات والبرنامج في نفس الجهاز، ويمكن كذلك أن يعمل النظام في شبكة محلية LAN أو شبكة كبيرة WAN. وفي حالة الشبكة يحتاج لجهاز حاسوب يعمل كمخدم قاعدة بيانات تتناسب إمكاناته مع عدد المستخدمين وجحم البيانات، وهذه أفضل وضعية لتشغيل النظام، حيث أن وجود مخدم يضمن حماية كبيرة للبيانات. أما استخدامه في جهاز واحد فيكون عرضة لفقد البيانات، خصوصاً إذا كان لابتوب، إما بفقد الجهاز نفسه، أو تلفه أو إصابته بفيروس، والبيانات مثل الحسابات، العملاء، والقيود، تعتبر أهم عنصر في نظام تسجيل. لذلك في حالة استخدام جهاز واحد وجب أخذ نسخة إحتياطية من البيانات كل يوم مثلاً.

في حالة أن المستخدم لديه خبرة في التعامل مع قاعدة البيانات فيربيرد، فإن الخطوات التالية تكون سهلة جداً بالنسبة له ويمكنه كذلك اﻹستغناء عنها لتثبيت قاعدة فيربيرد بالطريقة التي اعتادها.

توجد نُسخة خاصة من نظام تسجيل لنظام وندوز تُسمى (نظام تسجيل المُبسط) وهو سهل التثبيت ولا يحتاج لتثبيت أي محرك قاعدة بيانات أو برامج أخرى، وهو مناسب للمستخدم الجديد وللإستخدام في جهاز واحد.

نسخة نظام تسجيل المُبسط

هذه النُسخة من نظام تسجيل اﻹداري تعمل في بيئة وندوز و لا تحتاج لأي إعدادات تُذكر، حيث يتم تحميل النسخة من اﻹنترنت وإسم الملف هو Tasjeel4Embedded.zip ثم يتم فكها لتشغيل ملف اﻹعداد setup.

بعد تثبيت النظام يمكن تشغيله فتظهر شاشة الدخول بالشكل التالي:

عند الدخول أول مرة يطلب منك البرنامج إضافة إسم مستخدم جديد. نقوم بإدخال إسم المستخدم كما في المثال التالي:

ثم نختار الصلاحية، في هذه الحالة إخترنا SuperRole والذي لديه صلاحيات لكافة أجزاء البرنامج. لابد من اختيار مجموعة واحدة على اﻷقل وإلا فلن يستطيع هذا المستخدم إدراج أي قيود. كذلك اختيار حساب الخزنة مهم عند استخدام بعض أجزاء البرنامج مثل سندات الصرف والإستلام.

بعد ذلك يُمكن الخروج والدخول بواسطة هذا المستخدم، او استخدام إسم الدخول الحاليsysdba .

كما لاحظنا فإن هذه النُسخة سهلة التثبيت واﻹعداد، لكنها لا تعمل في شبكة وليس فيها سرية عالية، حيث تعتمد على سرية الدخول لجهاز الحاسوب. لكنها مناسبة للتعلم أو اﻹستخدام الشخصي أو في حالة أن المؤسسة بها محاسب واحد. وفي المستقبل يمكن تثبيت قاعدة بيانات فيربيرد في مخدم ثم نقل قاعدة البيانات Tasjeel.fdb الموجودة في الدليل database إلى ذلك المخدم، عندها يمكننا تحويل النُسخة لتعمل في شبكة وإضافة عدد آخر من اﻷجهزة لتصل لنفس قاعدة البيانات، وذلك بدون أن نكون قد فقدنا البيانات التي أدخلناها بواسطة نظام تسجيل المُبسط.

يُمكن اﻹنتقال مباشرة من هنا إلى الفصل الثاني (الحسابات) حيث أن النظام أصبح جاهز للعمل، لكن ننتبه أن نقوم بعمل نسخ إحتياطي يومي لقاعدة البيانات Tasjeel.fdb الموجودة في الدليل database، حيث يُمكن نقلها في ذاكرة Flash، لكن عند النسخ لابد أن نقوم بإغلاق برنامج تسجيل.

يتم التحويل إلى النُسخة المتقدمة من نظام تسجيل بواسطة اﻹعدادات – نوع قاعدة البيانات. في حالة نظام تسجيل المُبسط يكون الخيار هو Embedded Firebird أما النسخة المتقدمة فيكون خيارها Firebird Server

نسخة نظام تسجيل المتقدم

توجد نسخة لنظام وندوز وأخرى لنظام لينكس من نظام تسجيل الذي يُمكن إستخدامه في شبكة. ولتثبيتها نحتاج أولاً تثبيت محرك قاعدة بيانات فيربيرد العلائقية. والخطوات مذكورة بالتفصيل في الصفحات التالية:

تثبيت محرك قاعدة البيانات

أول خطوة في تثبيت نظام تسجيل، هي تثبيت محرك قاعدة البيانات. في حالة استخدام جهاز واحد نقوم بتثبيت قاعدة البيانات فيربيرد في هذا الجهاز، ويمكن الحصول على نسخة للوندوز في الرابط التالي:

http://www.firebirdsql.org/en/server-packages/

نختار الحزمة المناسبة لنظام وندوز، ويُفضل استخدام نسخة Super Server ولابد أن نُلاحظ أن نختار نُسخة متوافقة نوع البرنامج، لابد من اختيار محرك قاعدة البيانات ذو الـ 32 بت لأن النُسخة الحالية المتوفرة لنظام وندوز من نظام تسجيل هي 32 بت

بعد ذلك نقوم بتثبيت هذه الحزمة ونختار Full installation Of Server and development tools أثناء التثبيت:

وفي حالة نظام لينكس، نكتب اﻷمر التالي في سطر الأوامر (في نظام Ubuntu، Linux Min، أو Debian):

sudo apt-get install firebird2.5-super

أو يُمكن البحث عنه وتثبيته بواسطة مركز البرامج في أي توزيعة لنظام لينكس.

إذا كانت المؤسسة بها شبكة حاسوب، يمكن إتباع نفس الطريقة السابقة لتثبيته في مخدم قاعدة البيانات، والذي هو عبارة عن حاسوب مخصص لتشغيل محرك قاعدة البيانات وإستضافةقاعدة بيانات نظام تسجيل

تثبيت مكتبة فيربيرد في اﻷجهزة الطرفية

في حالة تثبيت النظام في شبكة ننسخ برنامج تسجيل في كافة اﻷجهزة الطرفية، ثم نثبت مكتبة قاعدة بيانات فيربيرد في تلك اﻷجهزة ، في نظام وندوز نقوم بتثبيت ملف فيربيرد الذي تحصلنا عليه سابقاً، لكن هذه المرة نختارMinimum Client install أثناء التثبيت:

تهيئة نظام تسجيل

بعد تثبيت محرك قاعدة البيانات وبرنامج تسجيل، نقوم بتشغيل البرنامج من الملف التنفيذي Tasjeel.exe في وندوز، أو Tasjeel في لينكس، ثم نقوم بتهيئة البرنامج، وذلك بإختيار قاعدة البيانات والمستخدمين، وذلك حسب الطريقة التي إخترناها للتشغيل:

نقوم بتغيير قاعدة البيانات من شاشة الدخول بعد الضغط على الزر الصغير اسفل مربع كلمة المرور:

1. في حالة جهاز واحد ونظام وندوز: في شاشة الدخول نختار قاعدة البيانات، ثم نبحث عن الملف

   Tasjeel.fdb مثلاً إذاقمنا بفك الملف المضغوط في الدليل C:\Tasjeel يصبح اﻹخيار كالتالي:

باستخدام الزر على يسار مربع قاعدة البيانات يمكننا البحث عن ذلك الملف بدلاً من كتابته. ويمكن كتابة localhost في مكان مخدم البيانات أو تركه فارغاً في حالة أن قاعدة البيانات في نفس الجهاز.

وبدلاً من كتابة إسم الملف والدليل كاملاً يُمكن استخدام ما يُعرف باﻹسم المستعار Alias في قاعدة بيانات فيربيرد، وهو عبارة عن إسم مختصر لقاعدة البيانات. ويتم ذلك بفتح الملف aliases.conf الموجود في هذا الدليل في نظام وندوز أو أي دليل مشابه:

C:\Program Files\Firebird\Firebird2.5\

وفي نظام لينكس:

/etc/firebird/2.5/

ثم نقوم بإضافة هذا السطر في ملف aliases.conf في حالة وندوز:

tasjeel = c:\Tasjeel\Tasjeel.fdb

وفي حالة لينكس:

tasjeel = /home/firebird/Tasjeel.fdb

بهذه الطريقة يُمكننا كتابة قاعدة البيانات بهذا الشكل:

ثم نقوم بإدخال إسم مستخدم لقاعدة بيانات فيربيرد لديه صلاحيات كافية، مثل sysdba ثم إدخال كلمة المرور الخاصة به. في حالة وندوز فإن كلمة المرور اﻹفتراضية هي masterkey

2. في حالة تثبيت النظام في شبكة وفي مخدم وندوز، ننسخ الملف Tasjeel.fdb إلى المخدم، مثلاً في دليل اسمه c:\Tasjeel، ونفرض أن اسم مخدم وندوز هو database-server فنقوم بإختيار التالي في اﻷجهزة الطرفية:

أو بهذا الشكل في حالة إستخدام اﻹسم المستعار Alias

وإذا تعذر الوصول للمخدم بواسطة إسمه، يمكننا استخدام عنوانه بدلاً من اﻹسم، مثلاً نفرض أن عنوانه هو 192.168.1.10، فنقوم بإدخال:

3. في نظام لينكس وبإستخدام قاعدة بيانات محلية، نختار ملف قاعدة البيانات من الدليل الذي نسخناه فيه، وهذا مثال له:

   

نلاحظ أن نظام لينكس حساس للحروف الكبيرة والصغيرة في أسماء الملفات. لذلك اﻷفضل استخدام اﻷسماء المستعارة Aliases

4. إذا كان المخدم هو جهاز لينكس، والجهاز الطرفي هو وندوز أو لينكس تكون اﻹعدادات كالمثال التالي:

او اﻹسم المستعار لتسهيل إدخاله في باقي اﻷجهزة:

تهيئة اﻹسم المستعار يتم مرة واحدة فقط وفي المخدم.

يُفضل استخدام مخدم به نظام تشغيل لينكس، وذلك لأنه أكثر إعتمادية من نظام وندوز، ولا يحتاج لعتاد ذو مواصفات عالية، وله مناعة من فيروسات وندوز المنتشرة. كذلك فعند استخدام لينكس في المخدم فإن ذلك يجعل للجهاز خصوصيته من باقي اﻷجهزة ولا يتعرض لسوء اﻹستخدام. مثلاً لا يحاول أحد المستخدمين استخدام المخدم في حالة تلف الجهاز الذي يستخدمه.

ملحوظة: في حالة استخدام مخدم في شبكة واستخدام Firewall ننتبه لأن نفتح منفذ قاعدة بيانات فيربيرد، ورقمه هو Port 3050

بعد اختيار قاعدة البيانات ندخل على البرنامج باستخدام اسم الدخول admin وكلمة المرور system ويجب تغييرها إلى كلمة مرور أخرى

الدخول بواسطة المستخدم admin يسمح فقط بعمل إعدادات ونسخ إحتياطي للبرنامج، لكن يُمكن تغيير هذه الصلاحيات.

بعد ذلك تظهر شاشة إضافة مستخدم جديد للنظام:

وفي حقل الصلاحية، نختار الصلاحية المناسبة، مثلاً SuperRole تعني أن المستخدم يستطيع الوصول لكافة أجزاء النظام، مثل الحسابات، الشيكات، المخازن، الوثائق، والمبيعات والإجراءات.

بعد هذه الخطوة، يمكننا إغلاق البرنامج واستخدام اسم الدخول الذي تمت إضافته. بعدها يمكننا استخدام النظام كما في الفصول اللاحقة.

بعد ذلك نضغط على زر (إعدادات) لنكتب إسم المؤسسة، وهذا اﻹسم سوف يظهر في كافة التقارير:

الصلاحيات

لاحظنا عند إضافة مستخدم جديد أنه لابد من إختيار صلاحية له. ويمكن إختيار صلاحية موجودة ومعدة مسبقاً في النظام. لكن أحياناً نريد أن نعطي مستخدم عدد من الصلاحيات بشكل معين غير موجود في الخيارات التي أمامنا. في هذه الحال نقوم بالدخول على البرنامج بإستخدام إسم الدخول admin ثم نختار (جدول السماحيات) ليظهر لنا الجدول التالي:

يمكن إضافة سماحية جديدة بالنقر على زر Insert (علامة +) ثم نُدخل إسم للسماحية، ويُفضل أن ينتهي بكلمة Role. مثلاً نريد إضافة سماحية لمستخدمين لديهم صلاحية في إدخال قيود يومية وشيكات، ومخازن فنقوم بتسميتها مثلاً PowerUserRole ثم نُعطيها السماحيات المطلوبة باختيارها في الجزء اﻷسفل من الشاشة

بعد ذلك نضغط على زر تطبيق. بعد ذلك يُمكن عند إضافة مستخدمين جُدد أن نضيف لهم هذه الصلاحية PowerUserRole.

كذلك يُمكن تعديل صلاحيات مستخدمون موجودون في النظام، أو تغيير صلاحية السماحية في أي وقت ثم نضغط على زر تطبيق ليؤثر ذلك على صلاحيات المستخدمين التابعين لها.

في الجدول التالي يوجد شرح لكافة أنواع السماحيات:

ملحوظة: يمكن إعطاء أكثر من رمز سماحية لصلاحية واحدة، لكن لا يُمكن إعطاء مستخدم أكثر من صلاحية

النسخ الإحتياطي

من المهم جداً عمل نسخ إحتياطي لقاعدة البيانات، فإن لم تكن هُناك طريقة تلقائية لعمل نسخة يومية من النظام وجب عمل ذلك يدوياً، وذلك عن طريق إعدادات، ثم زر نسخ إحتياطي، لكن يجب إدخال إسم المستخدم sysdba وكلمة المرور الخاصة به:

نلاحظ أن البرنامج يقترح إسم للنسخة، مثلاً Tasjeel-Mon وهي بإسم الإسبوع، ويتم وضع النسخة اﻹحتياطية الناتجة في مخدم قاعدة بيانات فيربيرد. وبعد اﻹنتهاء من النسخ نرجع لبداية النص لنعرف مكان الملف الموجود في السطر الذي يبدأ بكلمة Backup file: وفي المثال السابق فهو في الدليل:

/home/motaz/firebird/Tasjeel-Mon.bkp

ولابد من نسخ هذا الملف إلى قرص آخر غير الذي تعمل فيه نسخة قاعدة البيانات الحالية. مثلاً إذا كان بالمخدم أكثر من قرص صلب فلابد أن تكون النسخة اﻹحتياطية في القرص الآخر والأفضل نسخه خارج المخدم، مثلاً بواسطة فلاش أو قرص مدمج إلى مكان آخر آمن. في نظام لينكس لابد من التأكد أن الدليل الذي نقوم بعمل نسخ إحتياطي فيه به سماحية الكتابة للمستخدم firebird

في حالة حدوث مشكلة في قاعدة البيانات الحالية بفقدانها مثلاً يمكن إسترجاع النسخة الإحتياطية بوضعها في المخدم في دليل معروف، ثم فتح البرنامج دون الدخول عليه وإختيار (إسترجاع) كما في الشكل التالي:

لتظهر شاشة اﻹسترجاع التالية:

نقوم بإدخال ملف النسخة اﻹحتياطية كما في المثال بعد وضعه في الدليل المحدد

/home/motaz/firebird/Tasjeel-Mon.bkp

ثم نقوم بإدخال إسم أو عنوان المخدم، في هذه الحالة المخدم في نفس الجهاز.

بعد ذلك نقوم بإدخال قاعدة البيانات المراد استرجاعها والتي سوف تصبح قاعدة البيانات الرئيسة:

/home/motaz/firebird/Tasjeel.fdb

ثم نقوم بإدخال المستخدم sysdba وكلمة المرور الخاصة به، ثم الضغط على زر إسترجاع.

بذلك نكون قد إسترجعنا قاعدة البيانات من نسخة إحتياطية.

الفصل الثاني

الحسابات

مقدمة

تسجيل المعاملات المالية أمر مهم جداً للشركات والمؤسسات المختلفة وحتى اﻷفراد، فإن فيها حفظ وتدوين للحقوق حتى لا تضيع أو تُنسى، فيتم عن طريق برامج الحسابات المالية تسجيل أي حركة مالية صغيرة كانت أم كبيرة، وهذه الحركات تؤثر على أرصدة الحسابات، مثل حساب البنك، و حساب الخزنة، أو حسابات الدائنين. كذلك فإن التسجيل الدقيق لحركة المال داخل المؤسسة يُعطي تقارير مختلفة، مثل كشف الحساب، أرصدة الدائنين والمدينين، أرصدة حسابات البنوك، وغيرها من التقارير التي تُساعد في إتخاذ القرار، ومعرفة الموقف المالي. واستخراج التقارير من البرامج المحاسبية هو أمر سهل جداً مقارنة باﻷنظمة الدفترية التقليدية. فهو لايتعدى الضغط على بعض اﻷزرار لاستخراج تقرير.

ترتبط الأجزاء اﻷخرى من النظام بجزئية الحسابات، مثل الشيكات والمخازن ونقطة البيع. يمكن اﻹستغناء عن باقي الجزئيات واستخدام الحسابات فقط في حالة أن المؤسسة تحتاج فقط لتسجيل الحسابات المالية وإصدار تقارير مالية.

بعد الحصول على إسم دخول وكلمة مرور ثم الدخول على البرنامج، تظهر هذه الشاشة:

بعدها نضغط على زر الحسابات، لتفتح الشاشة الرئيسية للحسابات بالشكل التالي:

لأغراض الشرح والتوضيح نعتبر أن المؤسسة هي شركة لتقنية المعلومات تُسمى الفلاح لتقنية المعلومات.

شجرة الحسابات

أول مهمة نقوم بها هي تهيئة شجرة الحسابات، ويمكن فتحها بالنقر على الزر (شجرة الحسابات) الظاهر في أعلى شاشة الحسابات، لتظهر لنا الشجرة بالشكل التالي:

وكما يظهر في الشاشة السابقة فإن بها مثال لشجرة حسابات يمكن تعديلها لاحقاً. وتحتوي هذه الشجرة على أربعة فروع:

1. اﻹصول: وهي تحتوي على حسابات أصول المؤسسة، ونرمز لها بالرمز 10000 في البرنامج، ويمكن تعديل هذا الرمز، حسب النظام المتبع في ترقيم الحسابات في المؤسسة. وتحتوي على فرعين: اﻹصول الثابتة، مثل أثاثات الشركة، والسيارات، والأصول المتداولة: مثل اﻷموال في الخزنة وحسابات البنوك. تكون حسابات اﻹصول دائماً مدينة، حيث أن لها قيمة مالية موجبة.

2. المصروفات: وهي حساب معنوي وليس حقيقي كالحسابات السابقة، أي أنه عندما يكون مديناً فذلك لا يعني اننها ننتظر منه أن يدفع لنا أو أن له قيمة يباع أو يُشترى بها. وتضم المصروفات حساب المرتبات، الكهرباء، اﻹيجار، اﻷدوات المكتبية، وغيرها من المنصرفات التي تحتاجها الشركة للعمل. طبيعة حسابات المصروفات هي أن تكون مدينة، حيث أنها تستهلك أموال ولا ينتج عنها أرباح، مثل دفع مبلغ للكهرباء، فدائماً يتم الدفع لشركة الكهرباء وليس العكس.

3. اﻹيرادات: تتميز الشركات بأن لها إيرادات، إلا أن بعض المؤسسات مثل المؤسسات الطوعية يمكن أن لا يكون لها إيرادات. ويضم فرع الإيرادات كافة الأشياء التي تحقق دخل مادي للشركة، مثل مبيعات أجهزة الحاسوب، تركيب شبكات، وغيرها من اﻷشياء التي يُمكن أن تُقدمها أي شركة لتقنية معلومات. طبيعة حسابات اﻹيرادات أن تكون دائماً دائنة، بإعتبارها مصدر للدخل.

4. العملاء: وهي تحتوي على العملاء الدائنين والمدينين للمؤسسة، بإعتبار أن شركة الفلاح تتعامل مع شركات، مؤسسات أو أفراد بفتح حساب مديونية مثلاً، يمكن أن تكون هناك شركة للأثاثات تشتري منها شركة الفلاح أثاثات كل فترة، وعند شراء أثاث يتم الدفع بالتقسيط، لذلك وجب علينا فتح حساب لهذا العميل الدائن في فرع العملاء لمعرفة مستحقاته ومتابعة الدفعيات. يمكن أن يكون العملاء دائنون فقط مثل شركة اﻷثاث، أو مدينون فقط، مثل شركة تشتري أجهزة من شركة الفلاح بالتقسيط، ويمكن أن يكونوا دائنين أو مدينين، مثل شركة تقوم بشراء أجهزة، وفي نفس الوقت تقدم خدمة لشركة الفلاح.

   

يمكن إضافة فرع جديد وذلك بالنقر بالزر اليمين للماوس في شجرة الحسابات:

نفرض أننا نريد إضافة فرع جديد للحسابات للمساهمين، نختارر إضافة فرع رئيسي لتظهر الشاشة التالية:

ثم نكتب إسم الحساب

أدخلنا في المثال السابق إسم (المساهمين) وتفصيل (المساهمين في شركة الفلاح) ورمز 50000 لنستخدمه لاحقاً في البحث عن هذا الحساب، ويمكن أن نقوم بتركه فارغاً، فيقوم البرنامج بوضع رقم في مكانه، ويمكن تغير هذه البيانات لاحقا. طبيعة الحساب هي أحد اﻵتي:

1. مدين أو دائن: يمكن أن يصبح الرصيد في الحساب مديناً أو دائناً، أي ليس هُناك شرط، مثل حساب عميل، فيمكن أن يكون دائن، وبعد فترة يكون مديناً

2. مدين فقط: تكون الحسابات ذات هذه الخاصية ذات رصيد مدين، أو صفراً، لكن لا تكون دائنة أبداً، مثل المصروفات والخزنة، فا يمكن أن تكون قيمة الحساب في الخزنة بالسالب.

3. دائن فقط: تكون الحسابات ذات رصيد دائن فقط أو صفراً، لكن لاتكون مدينة، مثل اﻹيرادات.

عند النقر على زر إضافة يظهر الفرع الجديد في شجرة الحسابات:

تحتوي الفروع الرئيسية على فروع فرعية وحسابات، مثلا إذا قُمنا بفتح الفروع الأساسية يظهر لنا الشكل التالي للشجرة:

نلاحظ أن فرع اﻹصول به فرعين: اﻹصول المتداولة، واﻹصول الثابتة. وداخل الفرع اﻹصول الثابتة يوجد حسابين: الأثاثات وأجهزة ومعدات. ويجب علينا التفريق بين الفرع والحساب، ويظهر الفرع بشكل سهم أخضر، والحساب بشكل خط أزرق. والفرع يمكن أن يحتوي داخله فروع أخرى أو حسابات، أما الحساب فلايمكن أن يحتوي على حساب آخر أو فرع. ويمكن إجراء قيد مالي بالحساب وليس بالفرع.

لإضافة حساب جديد في فرع اﻹصول الثابتة، نقوم بإختيارها ثم نضغط الزر اليمين للماوس لتظهر الشاشة التالية:

ثم نقوم باختيار (إضافة حساب)

وهو نفس الفورم السابق الذي اضفنا به فرع المساهمين، إلا أن الفرق هو أن النوع في هذه المرة هو حساب ، بدلاً من فرع، ولا بد أن نلاحظ لهذا اﻷمر، حيث إن النوع لا يمكن أن يتغير بعد إضافته، فإذا اخترنا فرع، فلايمكن تعديله لاحقاً ليصبح حساب والعكس أيضاً لايمكن.

والفرق الثاني هو أنه تابع لفرع اﻹصول الثابتة، أما المساهمين لم يكن يتبع لفرع، حيث كان حساباً رئيسياً.

بعد النقر على زر إضافة، نرجع لشاشة شجرة الحسابات لنجد أن الحساب تمت إضافته تحت فرع اﻹصول الثابتة:

يمكن حذف الحساب، شرط أن لا تكون هُناك أي عمليه تمت عليه، كذلك يمكن حذف الفرع، شرط أن لا يكون هناك أي حسابات أو فروع داخله. كذلك يمكن تغيير إسم الحساب/الفرع، أو تغيير الرمز، أو تغيير الفرع، حيث يُمكن أن نقوم بنقل حساب إلى فرع آخر في حال أننا في اﻷصل قُمنا بإضافته في فرع بالخطأ. وكل ذلك بواسطة إختيار الحساب أو الفرع بالماوس، ثم النقر على (تعديل البيانات) فيظهر لنا فورم التعديل التالي:

إدخال القيود

بعد اﻹنتهاء من تهيئة شجرة الحسابات يمكننا إدراج قيود يومية على هذه الحسابات.

مثلاً قام المساهم (محمد خالد) بدفع قيمة 15 ألف جنيه كرأس مال إبتدائي لتأسيس الشركة. وذك بوضعها في بنك الخرطوم في حساب الشركة.

لإدراج هذا القيد أولاً نتأكد من أن لدينا حساب بإسم (محمد خالد) في فرع المساهمين، وأن لدينا حساب بإسم (بنك الخرطوم) في فرع اﻹصول المتداولة، فرع البنوك، فإذا لم يوجدا، نقوم بإضافتهما قبل إدراج القيد.

بعد ذلك نقوم بالنقر على زر قيد مزدوج في الشاشة الرئيسية لبرنامج الحسابات، فتظهر لنا شاشة إدراج القيود التالية:

نبدأ بإدخال قيمة القيد، وهي 15000 جنيه، ثم نقوم بإختيار الحساب المدين، وهو الحساب الذي أخذ المال، وهو حساب البنك في هذه الحالة، ونقوم بإختياره من شجرة الحسابات بالضغط على الزر الذي يحتوي على ثلاث نقاط يسار مربع الحساب لإختيار حساب البنك من شجرة الحساسبات. أو بكتابة رمز الحساب (مثلاً 77) في حالة بنك الخرطوم ثم الضغط على زر إدخال Enter أو كتابة كلمة الخرطوم أو جزء منها ثم الضغط على إدخال. لذلك فإن استخدام رموز الحسابات مفيد في للإختيار السريع للحسابات.

بعد ذلك نقوم بإختيار الحساب الدائن الذي أعطى المال. وفي هذه الحالة المساهم (محمد خالد) نقوم بإختياره بنفس الطريقة، بعد ذلك نكتب بعض التفاصيل لهذه العملية.

بعد إدراج هذا القيد، يمكن التأكد منه وذلك بالنقر على زر القيود اﻹخيرة الموجود في شاشة القيود:

بالنقر على الزر تفاصيل يظهر لنا تفاصيل القيد:

ويمكن أن نقرأها كالآتي بطريقة محاسبية:

15000 جنيه من حساب بنك الخرطوم

15000 إلى حساب محمد خالد

بالنقر على زر (تقرير) يظهر لنا تقرير يومية لهذا القيد يمكن طباعته:

لمعرفة أثر هذا القيد على الحسابات، يمكن ذلك عن طريق شجرة الحسابات، نقوم بإختيار حساب بنك الخرطوم ثم النقر على (معلومات الحساب)

فيظهر لنا هذا الفورم المحتوي على معلومات الحساب (بنك الخرطوم):

ونلاحظ أن رصيده مدين بقيمة 15 ألف جنيه. ويمكن عرض هذه المعلومات في تقرير للطباعة:

كمثال آخر قمنا بسحب مبلغ 5 ألف جنيه من البنك وتم إيداعها في الخزنة. فنقوم بإضافة القيد بالطريقة التالية:

الحساب المدين في هذه الحالة هو الخزنة، وهو موجود ضمن اﻹصول المتداولة، والحساب الدائن الذي أعطي المبلغ هو حساب البنك.

بعد إدراج هذا القيد، نقوم مرة أخرى بإظهار رصيد حساب البنك، وذلك في شجرة الحسابات/معلومات :

نجد أنه اصبح 10 ألف جنيه، أي نقص 5 ألف.

ثم نعرض رصيد الخزنة، فنجدها مدينة بقيمة 5 ألف جنيه، أي بها 5 ألف جنيه.

بعد ذلك قمنا بشراء أدوات مكتبية بقيمة 350 جنيه، فنقوم بإدراجه بالطريقة التالية:

الحساب المدين في هذه الحالة هو أدوات مكتبية، وهو مندرج تحت بند المصروفات.

والحساب الدائن هو الخزنة، بإعتبار أننا قمنا بالشراء نقداً.

بعد إدراج القيد، نقوم مرة أخرى بمراجعة رصيد الخزنة، فنجد أنه أصبح 4650 جنيه

عند عرض القيود اﻷخيرة في الشاشة الرئيسية تظهر لنا آخر قيود قمنا بإدخالها:

إدراج قيد عن طريق شجرة الحسابات

يمكن إدراج قيد مباشرة عن طريق شجرة الحسابات، وذلك عن طريق الضغط على مفتاح F2 أثناء الوقوف على مربع البحث، فيظهر لنا فورم بالشكل التالي:

وتكون الإشارة عند الطرف المدين، نقوم بإختياره بالماوس، ثم نحول اﻹشارة إلى الطرف الدائن ونختار الحساب الدائن من شجرة الحسابات. بعد ذلك نضغط على (إدخال) الموجودة أسفل الطرف الدائن، بعدها تظهر لنا شاشة القيد المزدوج وفيها الحساب المدين والدائن هي الحسابات التي قمنا بإختيارها:

بعد ذلك نقوم بكتابة المبلغ ثم الضغط على زر (Enter) لننتقل إلى التفاصيل، وبعدها Enter مرة أخرى أو الضغط على زر إضافة لإدراج القيد.

هذه الطريقة تسهل إختيار الحساب المدين والدائن في مرة واحدة من شجرة الحسابات

التقارير

يمكن عرض القيود التي قمنا بها في شكل تقرير، وذلك بالنقر على زر تقرير عام، وتكون الخيارات بالشكل التالي:

فيظهر لنا هذا التقرير:

مجموع المعاملات في الطرف المدين دائماً يكون مطابق للطرف الدائن، حيث أن البرنامج يضمن ذلك، ولا يسمح بأي خطأ في عدم تطابق هاتين القيمتين.

القيد المتعدد

توجد طريقة أخرى لإدراج القيود، وهي استخدام القيد المتعدد، حيث يمكن أن يكون الطرف المدين به أكثر من حساب، كذلك الطرف الدائن، وكمثال له إدراج مصروفات متعددة كما في المثال التالي:

في شاشة الحسابات نقوم بالنقر على زر (قيد متعدد): وندخل القيم التالية:

في الطرف المدين قمنا بإختيار فرع المصروفات، وذلك لتسهيل إختيار الحسابات في الطرف الدائن، فتكون الخيارات محصورة فقط في الحسابات الموجودة ضمن المصروفات. أما إذا اخترنا كل الحسابات، فسوف تظهر كل الحسابات في الجدول ويكون البحث عن الحساب المقصود فيه بعض الصعوبة.

وفي الطرف الدائن اخترنا الخزنة، بإعتبار أن الدفع تم فقط من الخزنة، أما إذا كان الدفع بعضه من الخزنة وبعضه من البنك، فيجب اختيار اﻹصول المتداولة في الطرف الدائن، وذلك لتمكين إختيار حساب البنك باﻹضافة إلى حساب الخزنة.

لابد من التأكد من أن مجموع الطرف الدائن مطابق للطرف المدين، وإلا رفض البرنامج إدراج القيد، حتى إذا كان كسر من اﻷلف.

تفاصيل القيد هي إختيارية، وعند عدم إدخالها يقوم البرنامج بإستخدام تفاصيل القيد – عام في مكانها.

نلاحظ أنه يمكننا اختيار الحساب من القائمة المنسدلة، أو بكتابة رمز الحساب ثم الضغط على زر إدخال، أو كتابة إسم الحساب أو جزء منه، مثل كتابة (كهرباء) عند الضغط على زر اﻹدخال يتم تحويلها إلى ([34] كهرباء) فإذا لم يتم تحويلها إلى هذا الشكل ([رمز الحساب] إسم الحساب) فيعني أن البحث لم ينجح.كذلك يمكننا كتابة الرمز 34 وضغط إدخال، فيظهر لنا حساب الكهرباء. لتسهيل حفظ رموز الحسابات يُفضل استخدام أحرف مع أرقام، مثلاً الرمز Tel بمعنى حساب الهاتف:

ملحوظة:

يُمكن التنقل بين الجدولين (الطرف الدائن والمدين ) بالضغط على زر F5

بعد إدراج هذا القيد، يمكن أن نقوم بعرض التقرير له من شاشة القيود، فيظهر بالشكل التالي:

عند مراجعة رصيد الخزنة نجد أن بها 2350 جنيه:

يمكن عرض تقرير لكل الحركات التي كانت الخزنة طرفاً فيها، وذلك بالنقر على (التقرير اليومي ثم إختيار الخزنة في الحساب):

فيظهر لنا التقرير التالي:

نلاحظ أن مجموع الطرف المدين هو 5000 جنيه، وبها إجراء واحد فقط، وهو سحب من البنك، أما باقي المعاملات كانت الخزنة طرفاً دائناً فيها، ومجموعها 2650 جنيه، ممايجعل الرصيد المتبقي هو 2350 جنيه مدين كخلاصة لقيمة المعاملات لهذا التاريخ.

الرصيد اﻹفتتاحي هو الرصيد الذي كان بالخزنة عند بداية هذا اليوم، لاحظ للتاريخ في التقرير (12-06-2012 إلى 12-06-2012) ورصيد آخر المدة يعني رصيد الخزنة عند التاريخ النهائي. فيمكن بذلك معرفة رصيد الخزنة في أي يوم سابق بهذه الطريقة. وتكون المعلومة بالرصيد بداية اليوم (اﻹفتتاحي) والرصيد نهاية اليوم (آخر المدة).

القيد العمودي

القيد العمودي هو قيد متعدد، لكن شكل الإدخال يختلف، ويُناسب أكثر الشاشات الصغيرة، حيث أن القيد المتعدد السابق يتطلب شاشة عريضة.

بعد اختيار قيد عمودي يظهر الشكل التالي:

فنقوم بإدخال القيد المتعدد كالتالي:

ثم نقوم بإدراج القيد.

عند تعديل القيد تظهر شاشة لإمكانية تعديله كقيد متعدد أو قيد عمودي. يمكن إدراج قيد عمودي ثم عند تعديله نختار قيد متعدد أو العكس.

قوالب الإدخال

بدلاً من إختيار الحسابات المدينة والدائنة كل مرة، يمكن عمل قالب للإدخال للقيود التي تتكر، فمثلاً يمكن عمل قالب للمنصرفات، تكون المصروفات في الجانب المدين، والخزنة في الجانب الدائن.

يتم ذلك بإختيار صفحة (إعدادات) في شاشة الحسابات الرئيسية:

ثم إختيار قوالب اﻹدخال، ثم الضغط على الزر إضافة قالب جديد:

بعد إدخال تلك القيم في الشاشة، نقوم بالضغط على زر إضافة، ثم نرجع إلى صفحة الحسابات ثم صفحة قوالب اﻹدخال داخل صفحة الحسابات:

نجد أن هناك زر جدي اسمه (مصروفات) تمت إضافته للمجموعة اﻷولى.

عند الضغط عليه يظهر لنا القيد المزدوج التالي:

هذه المرة تكون شجرة الحسابات في الطرف المدين محصورة فقط في حسابات وأفرع المصروفات. أما الطرف الدائن فلا يوجد فيه غير خيار واحد وهو الخزنة، بعدها يمكن إدخال مبلغ القيد التفاصيل.

نلاحظ أنه بإستخدام طريقة قوالب اﻹدخال نقلل إحتمال الخطأ في إختيار الحسابات، وتسهيل اﻹدخال، فكلما احتجنا لإدراج قيد مصروفات، ماعلينا إلا الضغط على زر (مصروفات)

مثال آخر: اشترينا من العميل (شركة نون للأثاث) أثاثات بقيمة 6000 ألف جنيه. فنقوم بإدراج القيد بالصورة التالية:

حساب اﻷثاثات هو ضمن فرع الأصول الثابتة.

بهذه العملية يصبح العميل (شركة نون للأثاث) دائن لنا بقيمة 6000 جنيه. يمكن معرفة ذلك عن طريق شجرة الحسابات، معلومات الحساب:

بعد ذلك قمنا بدفع القسط اﻷول للأثاث لشركة نون بواسطة شيك من بنك الخرطوم بقيمة 2000 جنيه، فنقوم بإدراجه بالطريقة التالية:

في هذا القيد كان حساب شركة نون مدين بقيمة 2000 جنيه بإعتبارها أخذت المبلغ، وحساب البنك كان دائن بإعتباره أعطى ذلك المبلغ.

بعد إدراج القيد، نرجع لمعرفة رصيد شركة نون في شجرة الحسابات فنجد أنه أصبح دائناً بقيمة 4000 جنيه بدلاً من 6000 جنيه:

أما البنك بأصبح رصيده 8 ألف جنيه، بعد ما كان 10 ألف جنيه:

كعملية أخرى، قام العميل (شركة معاذ للنقل) بطلب خدمة تركيب شبكة حاسوب من شركة الفلاح، وكانت قيمة هذه الخدمة 3 ألف جنيه. فنقوم بإدراجها بإعتبارها إيراد. لكن قبل ذلك قمنا بإضافة حساب في اﻹيرادات أسميناه تركيب شبكات. ثم قمنا بإدراج القيد المزدوج بالطريقة التالية:

الحساب المدين هو العميل المستفيد من الخدمة، وهو شركة معاذ للنقل، أما الحساب الدائن، هو حساب معنوي الذي منح الخدمة، وهو (تركيب شبكات) ضمن فرع اﻹيرادات

بعد هذه العملية، إستلمنا مبلغ ألف جنيه من شركة معاذ للنقل كقسط أول وتم إستلامها نقداً في الخزنة. نقوم بإدراج العملية بالطريقة التالية:

الحساب المدين هو الخزنة، بإعتبار أن الدفع تم نقداً. والحساب الدائن الذي أعطىالمبلغ هو العميل (شركة معاذ للنقل)

بعد هذه العملية إذا نظرنا لحساب الخزنة نجدها أصبحت 3350 جنيه:

يمكن عرض تقرير لكل العملاء لمعرفة قيمة الدائن والمدين منهم، وذلك بعرض تقرير عام وإختيار الخيارات التالية:

حيث قمنا بإختيار فرع العملاء في حقل الحساب، ولم نقم بتحديد تاريخ، ثم إخترنا تقرير تجميعي للحسابات في طريقة العرض، وكتبنا اسم التقرير (تقرير تجميعي: العملاء). فيظهر التقرير بالشكل التالي:

حيث تظهر فيه شركة معاذ للنقل مدينة بقيمة 2000 جنيه، أما شركة نون للأثاث فهي دائنة - أي مازالت تطلب من شركة الفلاح - قيمة 4000 جنيه.

ويمكن عرض نفس التقرير لكن بالتفاصيل وذلك بإختيار تقرير تفصيلي بدلاً من تجميعي في شاشة تقرير عام، فيظهر التقرير التالي:

حيث تظهر فيه تفاصيل العمليات الدائنة والمدينة للعملاء، لكن لايظهر مجموع كل عميل على حده كما في التقرير التجميعي.

يمكن إظهار تقريري تفصيل لعميل واحد، وذلك بإختيار حساب العميل في شاشة تقرير عام:

تقرير الإرصدة اليومية

يمكن إظهار السيرة للأرصدة باﻷيام لحساب معين، مثلاً حساب البنك، نريد معرفة أرصدة أول المدة وآخرها لشهر أو إسبوع معين.

يمكن إظهار مثل هذا التقرير بواسطة (تقرير عام) وإختيار (اﻷرصدة باﻷيام) في نوع العرض، ثم نختار التاريخ المعين وحساب الذي نريد معرفة تاريخ أرصدته:

نلاحظ أنه يتم إظهار اﻷيام التي حدث فيها تغيير للحساب فقط، باﻹضافة لأول يوم قمنا بإختياره في التاريخ وآخر يوم قمنا بإختياره.

من التقرير السابق نلاحظ أن يوم 1 يونيو كان رصيد البنك صفراً، ويوم 16 يونيو كان الرصيد اﻹفتتاحي صفراً، ثم تم تغذيته بقيمة 8000 أثناء اليوم.

ثم تمت تغذيته بقيمة 2000 ألف يوم 26 يونيو، ثم سحب 90 جنيه يوم 27 من نفس الشهر.

أما يوم 30 فلم يحدث فيه تغيير

قوالب التقارير

إلى اﻵن استخدمنا زر (تقرير عام) في إظهار التقارير المختلفة، وكل مرة نقوم بإختيار حساب، تاريخ، وأنه تفصيلي أو تجميعي. فهذه الطريقة عامة لكل التقارير، إلا أن الخيارات والمدخلات كثيرة. بدلاً من تكرار كل تلك الخيارات يُمكن أن نقوم بعمل قالب للتقارير ليظهر لنا زر جديد في صفحة قوالب التقارير، تكون إعداداته معدة مسبقاً.

مثلاً نريد عمل تقرير لمعرفة أرصدة العملاء، فنقوم بالذهاب لصفحة اﻹعدات ثم الضغط على زر (قوالب التقارير) ثم زر (إضافة تقرير جديد)، ونملاء الفورم كالتالي:

ثم نضغط زر إضافة، بعدها تظهر لنا شجرة الحسابات، فنختار الفرع (العملاء) ثم نغلق شاشة إعدادات قوالب التقارير، ثم نذهب إلى صفحة الحسابات، صفحة قوالب التقارير، المجموعة اﻷولى فيظهر لنا زر (أرصدة العملاء)

يكفي فقط الضغط على هذا الزر لعرض موقف العملاء:

بهذه الطريقة يُمكن إضافة كل التقارير التي نحتاجها كثيراً لتصبح في المتناول. ويمكن إضافة أكثر من حساب في مربع الحسابات في قوالب التقارير، مثلاً تقرير المتاجرة:

إغلاق أرصدة الحسابات

في نهاية العام المالي لا يتم ترحيل بعض الحسابات، مثل المصروفات واﻹيرادات، حيث يبدأ العام الجديد بمصروفات رصيدها صفراً وأيرادات رصيدها صفراً كذلك. أما أرصدة الحسابات اﻷخرى فلايتم تصفيرها، مثل الدائنون والمدينون، فمن كان مديناً للشركة بقيمة 500 جنيه فهو يبقى كذلك حتى في العام التالي إلى أن يقوم بسداد دينه، كذلك فإن اﻷرصدة في البنوك والخزنة تبقى كما هي لاتتأثر بالعام الجديد.

يتم إغلاق رصيد حساب مصروفات التشغيل مثلاً بجمعه باﻹيرادات، ثم توضع النتيجة في حساب المتاجرة، وذلك حسب طبيعة ومسميات الحسابات في الشركة. مثلاً نفرض أن قيمة مصروفات التشغيل كانت خلال العام الماضي 100 ألف جنيه، واﻹيرادات كانت 120 ألف جنيه، فإن حاصل تجميعهم (المدين مطروح منه الدائن) ينتج عنه 20 ألف جنيه دائن، يتم وضعه قيمة 20 ألف جنيه في حساب المتاجرة، فإذا كان دائن كما في هذه الحالة فهو يعني الربح، وإذا كان مديناً أي المصروفات أكثر فهو يعني الخسارة في المتاجرة.

يمكن إجراء هذه العملية في اليوم الأول من العام الجديد أو أي يوم آخر خلال الفترة اﻷولى من العام الجديد.

يوجد هذا اﻹجراء في جزئية الحسابات في صفحة اﻹعدادات. نقوم بضغط زر (إغلاق حسابات)، ثم نقوم بإدخال أ فرع الحسابات المراد إغلاقها كما في الشكل التالي:

ثم نختار الحساب الذي سوف يتم فيه اﻹغلاق، وفي هذه

الحالة هو حساب المتاجرة.

ثم نختار تاريخ إغلاق القيود، مثلاً تاريخ 31-12-2012 يعني إغلاق القيود المنتهية بهذا التاريخ، فإذا تم إدراج قيود مصروفات في يوم 1-1-2013 مثلاً فلا يدخل في حساب اﻹغلاق. وعند اﻹغلاق يصبح رصيد حسابات مصروفات التشغيل صفراً واﻹيرادات كذلك، إلا إذا كانت هناك قيود تم إدراجها في العام الجديد قبل عملية اﻹغلاق فإن الرصيد تكون قيمته قيمة قيود العام الحالي. بعد إنتهاء العملية بنجاح يتم إدراج قيد محاسبي يحتوي على إجراء اﻹغلاق لكل حساب على حده ضمن اﻷفرع المختارة، ويُمكن حذف هذا القيد إذا كانت العملية غير صحيحة. لذلك لاخوف من هذه العملية لأنه يمكن تداركها بحذف القيد، ثم القيام بها مجدداً بعد معرفة الخطأ.

ملحوظة:

إذا كانت هناك أكثر من عملة ضمن المصروفات أو اﻹيرادات فيجب عمل أكثر من حساب للمتاجرة لكل عملة ، ثم يتم الغلق لكل عملة على حده.

الفصل الثالث

إدارة الشيكات

مقدمة

إدارة الشيكات تُستخدم لتسجيل الشيكات الصادرة عن المؤسسة أو الواردة إليها. وقبل إستخدام هذه الجزئية يجب إنشاء حسابين:

• اﻷول حساب الشيكات الصادرة: وهو حساب يحفظ قيمة الشيكات الصادرة مؤقتاً إلى أن يتم صرفها من حساب البنك التابع للمؤسسة

• الثاني حساب الشيكات الواردة، أو الشيكات تحت التحصيل: وهو حساب يحفظ قيمة الشيكات الواردة مؤقتاً إلى أن يتم صرفها وإدراجها في رصيد البنك التابع للمؤسسة

يتم إضافة هذين الحسابين في شجرة الحساب، مثلاً يمكن أن تتم إضافتهما في فرع اﻹصول المتداولة.

في جزئية الشيكات نقوم بفتح صفحة اﻹعدادات، ثم نضغط على الزر (البنوك) ثم إضافة حسابات البنوك التابعة للشركة:

ويجب ربط كافة حسابات البنوك بالشجرة المحاسبية. ويُمكن أن يكون هناك أكثر من حساب في نفس البنك، في هذه الحالة لابد أن نضيف كل الحسابات في شجرة الحسابات، ونقوم بتمييز تلك الحسابات في اﻷسماء، مثلاً:

بنك الخرطوم 122

بنك الخرطوم 220

وهي تعني الحسابات رقم 122 و 220 في بنك الخرطوم.

بعد ذلك نستطيع إدراج الشيكات من صفحة الشيكات الأساسية:

الشيكات الصادرة

نريد في هذا المثال إعطاء عميل دائن شيك بمبلغ 5000 جنيه كقسط أول لمشتروات. فنقوم بإدراج الشيك بالطريقة التالية:

الشيك لمكتوب على حساب بنك الخرطوم، رقم الشيك هو الرقم التسلسلي المكتوب في دفتر الشيكات، كذلك رقم الحساب فهو حساب البنك ويكون مكتوب في الشيك أيضاً. ويضمن البرنامج عدم تكرار شيك من نفس البنك بنفس الرقم ونفس رقم الحساب إلا إذا تم حذفه من البرنامج.

تاريخ اﻹستحقاق هو التاريخ المكتوب في الشيك أيضاً، ولا يمكن صرفه في البرنامج إلا عند حلول هذا التاريخ.

بعد إضافة الشيك نرجع لجزئية الحسابات وننظر في القيود اﻷخيرة، نجد أن القيد التالي تم إدراجه في النظام المحاسبي:

نلاحظ أن نوع القيد هذه المرة هو (قيد تلقائي) حيث تم إدراجه مباشرة كناتج من عملية إدراج الشيك الصادر، وهذا النوع من القيود لايمكن حذفه أو تعديله.

الحساب المدين هو حساب العميل (خالد) ضمن فرع العملاء، والحساب الدائن هو حساب الشيكات الصادرة، بإعتبارها حساب وسيط لحفظ قيمة الشيك في النظام. وكان من المفترض أن الحساب الدائن في هذه العملية هو حساب بنك الخرطوم، إلا أن الشيك لم يتم صرفه بعد، لذلك لا يُمكن اعتباره دائناً إلا بعد صرف الشيك من البنك من قبل العميل خالد.

عندما يأتي يوم صرف الشيك تظهر في شاشة الشيكات الرئيسية الشيكات التي يُمكن صرفها:

إذا تم صرف الشيك من حساب البنك، نقوم بالضغط على زر (تم الصرف) فتظهر الشاشة التالية:

وتظهر فيها معلومات الشيك للتأكيد، ويمكن تغيير التفاصيل أو حساب البنك التي تم الصرف منه.

عند الضغط على زر (إتمام العملية) يتم إدراج قيد تلقائي في نظام الحسابات:

هذه المرة الحساب المدين لهذه العملية شيكات صادرة، حيث كانت دائنة بنفس القيمة في السابق، واﻵن أصبحت مدينة، وهذا يعني أن الحساب المؤقت (شيكات صادرة) أصبح صفراً اﻵن ولا يحتوي على أي مبلغ، ويمكن التأكد من ذلك في شجرة الحسابات بالضغط على معلومات هذا الحساب.

والحساب الدائن الذي أعطى المال هو حساب بنك الخرطوم، فإذا قُمنا بمراجعة رصيده نجد أنه نقص بقيمة 500 جنيه.

الشيكات الواردة

كمثال لإدراج شيكات واردة، نرجع لجزئية الحسابات، فنجد أن العميل (شركة معاذ للنقل) مازال مديناً بقيمة 2000 جنيه كمتبقي لخدمة تركيب شبكة، كما يظهر في التقرير التالي:

فقام العميل بدفع باقي المبلغ بشيك على حسابه في بنك السودان. فنقوم بإدراج الشيك في جزئية الشيكات كالتالي:

هذه المرة إخترنا (وارد) في نوع الشيك، وحساب البنك الذي سوف نقوم بإنزال قيمة الشيك فيه هو حساب بنك الخرطوم وهو حساب شركة الفلاح.

ثم كتبنا إسم البنك المكتوب عليه الشيك وهو (بنك السودان) ثم رقم الشيك ثم رقم حساب البنك، وكل هذه المعلومات مكتوبة في الشيك.

في الحساب الدائن إخترنا العميل (شركة معاذ للنقل).

بعد إضافة الشيك يتم إدراج قيد تلقائي بهذه التفاصيل:

الحساب المدين هو الحساب المؤقت (شيكات تحت التحصيل) والذي يحفظ قيمة الشيكات الواردة التي لم يتم صرفها.

إذا رجعنا لتقرير أرصدة العملاء نجد أن العميل (شركة معاذ للنقل) رصيده صفراً أي أنه غير مدين أو دائن بأي قيمة.

عند حلول موعد الشيك يظهر في شاشة الشيكات الرئيسية، وعند الضغط على زر (تم الصرف) يظهر لنا الفورم التالي للتأكيد:

عند إتمام العملية، يتم إدراج قيد محاسبي جديد يحتوي على البيانات التالية:

بالتالي يتم إدراج قيمة الشيك في حساب بنك الخرطوم بقيمة 2000 جنيه.

الشيكات الصادرة المحلية

يوجد نوع آخر من الشيكات الصادرة يتم صرفه محلياً، فبخلاف النوع اﻷول (شيكات صادرة) والتي يتم إعطاءها لعميل أو موظف مثلاً كمرتب. أما الشيكات الصادرة المحلية يتم إصدارها بغرض تغذية الخزنة.

كمثال تريد الشركة صرف قيمة ٢٥٠٠ جنيه من البنك، فيتم كتابته بهذا الشكل:

نلاحظ في هذا النوع من الشيكات أنه لايوجد إختيار المدين المستفيد من هذا الشيك إلا بعد صرفه.

عند الصرف اخترنا الخزنة في الحساب المدين:

الفصل الرابع

إدارة المخازن

مقدمة

إدارة المخازن هي من اﻷشياء الأساسية في كثير من المؤسسات، لضبط البضاعة، و المشتروات، و المبيعات، والتعامل مع العملاء. يُساعد نظام تسجيل المؤسسة بحصر مخازنها والمواد أو المنتجات التي يتم تخزينها في المخازن أو عرضها للبيع في المعارض. ويتم تسجيل أي عملية بيع، شراء، إسترداد، تحويل من مخزن لآخر، أو حتى سحب بضاعة تالفة. ويمكن الرجوع لتلك العمليات بالتفصيل وإستخراج عدد من التقارير لحركة هذه المواد وجرد المخازن.

إعدادات المخازن

قبل البداية في استخدام نظام المخازن يجب عمل إعدادات مهمة متعلقة بالبرنامج وعدد المخازن.

في إعدادات النظام نقم بفتح صفحة المخازن لتظهر لنا الإعدادات التالية:

نظام مخازن مع حسابات: بهذا اﻹختيار يتم إدراج قيود حسابية تلقائية مع كل عملية صرف/بيع وتوريد من وإلى المخزن. وعند إختياره لابد من إدخال حساب المبيعات، الخزنة، والمشتروات.

نظام مخازن بدون حسابات: وهي تعني أن إجراءات المخازن لاعلاقة لها بالقيود المُحاسبية. يمكن استخدام هذه الخيار عند وجود مخزن للإستخدام الداخلي في مؤسسة، مثل مخزن للأدوات المكتبية أو قطع الحاسوب، فيتم صرفها للموظفين بدون أن تكون لها تبعات مالية، أي لا نتعامل مع زبائن في هذه الحالة.

حساب المبيعات: وهو الحساب الموجود في الشجرة المحاسبية والذي يُمثل إيرادات المؤسسة من المبيعات. في حالة إجراء بيع من المخزن يتم إدراج قيد محاسبي يكون حساب المبيعات دائن لهذه العملية. يتم إختيار الحساب بالضغط على الزر الصغير يسار مربع حساب المبيعات.

إذا رغبنا في فصل البيع من المخزن عن نظام الحسابات، يمكننا ترك هذا الحقل فارغ أو نقوم بإدخال القيمة صغر في هذا المربع.

حساب الخزنة: وهو الحساب اﻹفتراضي الذي يظهر عند إجراء توريد لبضاعة إلى مخزن، فيكون الخيار الإبتدائي هو أن الدفع لتلك البضاعة تم من الخزنة، لكن يمكن تغييره مثلاً بشيك من بنك، أو تحويله إلى مديونية لحساب عميل دائن يُدفع له لاحقاً.

حساب المشتروات: وهو الحساب الذي يُستخدم عند توريد بضاعة، ويكون مديناً، والحساب الدائن في حالة التوريد يمكن أن يكون الخزنة في حالة الدفع النقدي، أو عميل دائن.

بعد اﻹنتهاء من تلك اﻹعدادات نرجع إلى جزئية الخزنة ونفتح صفحة إعداداتها ثم الضغط على زر (إعدادات المخازن) ليظهر لنا الفورم التالي:

في هذه المرحلة يُمكن إضافة جميع المخازن التي بها بضاعة خاصة بالمؤسسة. وفي كل مخزن نقوم بتحديد حساب الخزنة والذي يُستلم فيه المبالغ النقدية لعمليات البيع، وحساب المبيعات الذي يتم فيه إدراج الطرف الدائن للمبيعات. يمكن أن يكون حساب المبيعات موحد في المؤسسة، أو يُمكن فصله لكل مخزن أو معرض للبيع، وذلك لمعرفة قيمة المبيعات لكل نقطة بيع على حده.

في حالة عدم رغبة ربط إجراءات المخزن بالحسابات مباشرة، يمكن الضغط على الزر (بدون) لفك إرتباط المخزن بالحسابات.

إعدادات الأصناف

قبل البدء بعمل إجراءات على البضاعة في المخزن، يجب إضافة اﻷصناف،

تظهر هذه الشاشة بعد الضغط على زر( إعدادات اﻷصناف) في صفحة اﻹعدادات في جزئية المخازن:

مثلاً نفرض أننا نُريد إضافة صنف (لوحة مفاتيح)، نقوم بالضغط على زر (إضافة صنف جديد) لتظهر هذه الشاشة:

فنقوم بإدخال كود الصنف، وهو رقم مميز لهذا الصنف، ويمكن أن يكون باركود Bar-code في حالة معظم السلع الإستهلاكية، وفي هذه الحالة يُفيد استخدام جهاز قاريء باركود Bar code reader. ثم نقوم بإضافة موقع التخزين، وهو إختياري.

سعر الشراء والبيع سوف يظهر عند بيع تلك اﻷصناف أو توريدها،

أقل عدد مسموح به يُستخدم للتنبيه بأن هذا الصنف وصل إلى حده اﻷدنى وذلك للتنبيه بطلب توريد جديد منه.

بعد الضغط على زر (إضافة) يتم إدراج هذا الصنف في النظام ويظهر كالتالي في شاشة إعدادات اﻷصناف:

ويمكن تعديل أي معلومة من معلومات هذا الصنف وذلك في المربع اليمين أعلى الشاشة، ثم ضغط الزر حفظ.

بعد ذلك يُصبح البرنامج جاهز لإستقبال إجراءات المخازن.

إجراءات المخازن

نفرض أننا نريد توريد أو شراء 10 لوحات مفاتيح إلى المخزن الرئيسي. نقوم بالضغط على زر (إجراء) في شاشة المخازن الرئيسية، تظهر لنا هذه الشاشة:

فنقوم بإختيار المخزن الرئيسي، ثم توريد في نوع اﻹجراء، ثم نُدخل تفاصيل أو عنوان فاتورة التوريد أو الشراء. بعد ذلك نقوم بإدخال الرقم 55 ثم الزر إدخال (وهذا الرقم هو كود لوحة المفاتيح) أو يُمكن الضغط على الزر الذي يقع يسار مربع رقم المنتج، لإختيار لوحة المفاتيح من الخيارات. عند ظهور صنف (لوحة المفاتيح) في الجدول نقوم بتعديل العدد من 1 إلى 10، فنجد أن السعر الكُلي يتحول إلى 200 ج.س. يمكن تعديل تلك القيمة، حيث أن سعر المنتجات عند الشراء أو البيع يُمكن أن يختلف، حيث يمكن أن يكون هناك تخفيض.

قُمنا في هذا المثال بتغير القيمة إلى 190 جنيه، ثم قُمنا بالضغط على الزر (تم) ليتم إدراج معاملة توريد بضاعة للمخزن.

عند الرجوع للشاشة الرئيسية للمخازن نجد أن تلك المعاملة ظهرت:

نلاحظ أن الحالة (غير معتمدة) ولم تؤثر بعد على عدد المخزون أو الحسابات. ولتكملة ذلك اﻹجراء نقوم بالغضط على الزر (إعتماد)، فتظهر لنا شاشة دفع الفاتورة:

نلاحظ أن الحساب الدائن هو الخزنة، بإعتبار أن الدفع تم نقداً، فإذا لم يتم الدفع نقداً وكان الشراء باﻵجل من عميل دائن مورد، نقوم بإختيار حساب العميل بدلاً من (الخزنة) ثم نضغط زر إضافة.

عندها يختفي هذا اﻹجراء من الشاشة الرئيسية.

نفتح صفحة التقارير، ثم نقوم بالضغط على زر (تقرير المخزن) وهو تقرير يقوم بعرض كمية المخزون لكل الأصناف:

إذا فتحنا القيود اﻷخيرة في جزئية الحسابات نجد أن قيد مزدوج تلقائي قد تمت إضافته (وذلك في حالة ربط إجراءات المخزن بالحسابات) بالتفاصيل التالية:

الحساب المدين الذي أثّرت فيه هذه العملية هو حساب المشتروات، أما الحساب الدائن والذي أعطى قيمة هذا المبلغ هو حساب الخزنة.

البيع أو الصرف من المخزن

في مثال آخر،قام زبون بشراء لوحة مفاتيح، فقمنا بإدراج هذه العملية كالتالي:

بعد الضغط على زر (تم) يتم إدراجها، ثم نقوم بالضغط على زر (إعتماد) في شاشة المخازن الرئيسية، تظهر هذه

الشاشة:

نلاحظ أن الحساب المدين هذه المرة كان الخزنة، وذلك بإعتبار أن المبلغ اُستلم نقداً وتم إيداعه في الخزنة. أما إذا كان البيع لزبون (عميل) مدين باﻵجل أو أن الدفع سوف يتم لاحقاً أو بشيك، فيجب إختيار حساب العميل المدين بدلاً من الخزنة.

بعد الضغط على زر إضافة نقوم بعرض تقرير المخزن مرة أخرى لنرى أنه نقص من 10 لوحات مفاتيح إلى 9:

وفي قيود الحسابات يظهر لنا هذا القيد التلقائي:

حيث نجد أن حساب الخزنة هو الحساب الذي إستلم قيمة المبلغ المالي (35 جنيه) والحساب الدائن هو حساب المبيعات.

عند الرجوع إلى صفحة التقارير في جزئية المخازن نقوم بفتح إجراءات المخزن، ثم نختار تاريخ اليوم لإظهار حركات اﻷصناف التي تمت اليوم على أصناف المخزن الرئيسي:

الفصل الخامس

اﻹجراءات

مقدمة

اﻹجراءات هي جزئية عامة يُمكن تشكيلها واستخدامها حسب إحتياج المؤسسة. فمثلاً إذا أخذنا مثال شركة الفلاح لتقنية المعلومات، يمكن أن تكون لديها خدمات أخرى غير مبيعات أجهزة الكمبيوتر المرتبطة بالمخازن، مثل الصيانة، تركيب الشبكات أو عمل دورات تدريبية على علوم الحاسوب. فيُمكن عمل قوالب إجراءات لهذه الخدمات ويمكن أن يكون لها أثر مالي يظهر في جزئية الحسابات وينتج عنها تقارير ويتم ربطها بعملاء.

تعريف الإجراءات

قبل البدء في عمل قوالب اﻹجراءات في نظام تسجيل، لابد من حصر وفهم وتحليل أنواع اﻹجراءات التي تُقدمها المؤسسة وأثرها المالي. مثلاً في مثال خدمة التدريب، فنحتاح لتحليله أولاً، فنجد أنه هُناك عدة أنواع من التدريب:

1. تدريب لأفراد يدفعون مقدماً

2. تدريب لأفراد يدفعون بالتقسيط

3. تدريب لمؤسسات تدفع مقدماً

4. تدريب لمؤسسات لها حساب في شركة الفلاح وتدفع آجلاً أو بالتقسيط

لتمثيل تلك اﻹجراءات نقوم بتهيئة حساب ضمن فرع اﻹيرادات نُسميه (التدريب) حيث يكون دائناً بقيمة الدخل الذي يأتي بسبب التدريب.

نفترض أنه توجد ضرائب في قيمة أي تدريب، مثلاً 10%. في هذه الحال يتم تقسيم المبلغ المُستلم إلى جزئين 90% يكون مصدره حساب التدريب (دائن)، و 10% يكون مصدره الضرائب (دائن أيضاً).

نقوم بفتح جزئية الإجراءات ثم إعدادات، وفيها نختار (المجموعات) ثم نقوم بكتابة إسم مجموعة (عام) مثلاً ونعطيها رمز نستخدمه لاحقاً لتحديد الصلاحية. مثلاً نقوم بإدخال الرمز Gen.

بعد ذلك نضغط زر (اﻹجراءات) ثم إضافة، لتظهر لنا الشاشة والتي قُمنا بإدخال القيم التالية فيها:

نلاحظ أننا اخترنا نسبة مئوية في طريقة اﻹدخال، وذلك لأن القيمة المدخلة يتم تقسيمها بنسبة بين تفاصيل اﻹجراءات المحاسبية.

وفي اﻹجراءات المحاسبية قمنا بإضافة إجرائين:

اﻹجراء اﻷول وهو (رسوم التدريب) ويُمثل 90% كما يظهر في اﻹدخال، حيث نقوم بإدخال الرقم 90 فقط بدون علامة النسبة المئوية. ثم نقف عند الحساب المدين ونضغط على الزر (إختيار حساب) في يمين شاشة اﻹجراءات المحاسبية. ثم نختار حساب الخزنة بإعتبار أن المبلغ يتم إستلامه نقداً.

بعد ذلك نختار الحساب الدائن في هذا اﻹجراء وهو التدريب، حيث يمثل قيمة الدخل بسبب التدريب.

نضيف سطر جديد بواسطة زر إضافة (<) يمين الشاشة، لإضافة إجراء الضريبة.

في هذا اﻹجراء نضع القيمة 10، ثم نختار الخزنة في الحساب المدين، حيث أن مجموع المبلغ كاملاً يتم إيداعه في الخزنة (10 + 90) أما الحساب الدائن فنختار فيه حساب الضريبة، حيث أن هذه القيمة لا تُعتبر دخل، إنما هي دين للضرائب يتم تجميعها لاحقاً في تقرير محاسبي لسدادها لمصلحة الضرائب.

نلاحظ أننا قمنا بتفعيل الخيار (يتطلب إعتماد) ويُستخدم في حالة أن هناك موظفان على اﻷقل، موظف يقوم بكتابة معلومات اﻹجراء وطباعة اﻹيصال، واﻵخر موظف الخزنة حيث يقوم بإستلام المبلغ.

بعد الضغط على زر إضافة، نجد أن هذا اﻹجراء تمت إضافته في الجزء السفلي في صفحة اﻹجراءات.

عند الضغط على هذا اﻹجراء الجديد (تدريب فرد، دفع نقدي) يظهر لنا هذا الفورم، والذي قُمنا بإدخال القيم التالية فيه:

عند إدخال قيمة التدريب (مثلاً 1000 جنيه) والضغط على زر إدخال يتم إدخال القيم 900 و 100 تلقائياً في البنود: رسوم التدريب و الضريبة. وعند تنفيذ هذا اﻹجراء يظهر لنا إيصال يمكن طباعته بهذا الشكل:

عند طباعة وإغلاق هذا الإيصال نجد هذا اﻹجراء في وضع مطلوب في الجزء العلوي لشاشة اﻹجراءات بعد الضغط على زر (بحث):

عند إستلام موظف الخزنة لهذا اﻹيصال وإستلام القيمة النقدية يوم بالضغط على زر إعتماد لتظهر له هذه الشاشة:

ويمكن تعديل العنوان أو التفصيل قبل إعتماد اﻹجراء.

بعد إعتماد اﻹجراء نجد أنه تم إدراج قيد محاسبي في جزئية الحسابات، وهذا هو التقرير لهذا القيد التلقائي:

تصبح الخزنة مدينة بمجموع القيد وهو 1000 جنيه، وحساب الضرائب دائن بقيمة 100 جنيه أي أنها مستحق للضرائب لابد من دفعها، وحساب التدريب التابع للإيرادات أصبح دائناً بقيمة 900 جنيه. وحساب اﻹيراد هذا نستخدمه في التقارير الختامية لمعرفة اﻷرباح والخسائر مثلاً.

العملاء

لإضافة قالب اﻹجراء الثاني (تدريب أفراد يدفعون بالتقسيط) فهذا يتطلب إضافة هذا الفرد كعميل حتى نستطيع متابعة حسابه.

أولاً نقوم بإضافة مجموعة عملاء، نُسميها (المتدربين) لكن قبل هذا نقوم بإضافة فرع حساب في شجرة الحسابات نُسميه (المتدربين) أيضاً.

في الحقل (فرع الحساب الرئيسي) نقوم بإختيار الفرع (المتدربين) من شجرة الحسابات، وسوف يتم إضافة حسابات هذا النوع من العملاء في هذا الفرع.

بعد ذلك نقوم بالنقر على زر (العملاء) ثم نضيف المتدربين بهذه الطريقة:

لابد من تفعيل (إنشاء حساب جديد) وإلا لن يتم إضافة حساب جديد في الشجرة المحاسبية.

يمكن أن لا يكون لهذا العميل حساب وذلك في حال أن اﻹجراءات ليست فيها إرتباط بالحسابات أو أن العميل لايدخل حسابه في القيود الناتجة عن هذه اﻹجراءات. مثلاً عميل يقوم بالدفع نقداً وليس لديه حساب مدين أو دائن – وهذه حالة نادرة- يُفضل أن يكون لكل عميل حساب.

في (إجراءات) نقوم بإضافة قالب اﻹجراءات التالي:

نلاحظ هذه المرة أننا قمنا بتفعيل الخيار (ربط بعميل) وذلك لإظهار إختيار العميل عند الضغط على زر هذا اﻹجراء لاحقاً.

الملاحظة أننا قمنا بإدخال الرمز ca# في الحساب المدين، وهذا الرمز يعني Client Account وسوف يتم إستبداله بحساب العميل الذي تم إختياره عند تنفيذ اﻹجراء لاحقاً. وهذا الحقل هو بديل للخزنة، حيث أن الدفع لايتم مباشرة، إنما تكون القيمة ديناً على هذا المتدرب أو العميل، لذلك يصبح العميل مديناً بعد تنفيذ هذا اﻹجراء.

وقد تمت إضافة حساب العميل في كلا اﻹجرائين (قيمة التدريب والضريبة) حيث أن مجموع هذه القيم هو مستحق على العميل أو المتدرب. أما اﻷطراف الدائنة فهي نفسها كما في حالة الدفع مقدماً.

عند تشغيل ذلك اﻹجراء يظهر كالتالي:

نلاحظ ظهور جزئية العميل لإختيار العميل، ويتم اﻹختيار بكتابة رقمه ثم الضغط على زر إدخال، أو أسمه أو الضغط على زر (بحث) ثم إخيار المتدرب.

عند التنفيذ يظهر اﻹيصال بهذه الطريقة:

ويكون هذه المرة بمثابة فاتورة مستحقة.

إذا أتى هذا المتدرب لاحقاً لمعرفة ماعليه، يمكن كتابة رقمه أو اسمه ثم البحث في شاشة اﻹجراءات الرئيسة بعد إختيار (عميل بدلاً من إجراء)

ثم نضغط على الزر (تقرير) لعرض سيرة بالمعاملات التي تمت مع العميل رقم 10:

نلاحظ أن رصيده 1000 جنيه وهو مدين في هذه الحالة، فإذا كان دائناً يكون الرصيد بين قوسين ()

لإكمال الدورة لهذا اﻹجراء لابد من عمل إجراء جديد نُسميه (دفع قسط) وفكرته أن العميل يريد دفع جزء من مستحقاته.

نلاحظ أنه إجراء محاسبي واحد وبسيط، الطرف المدين فيه هو الخزنة، بإعتبار أن القسط يتم دفعه نقداً، أما الحساب الدائن هذه المرة فهو حساب العميل.

يظهر هذا اﻹجراء كالتالي عند تنفيذه:

نفترض أنه قام بدفع 200 جنيه من مستحقاته.

يظهر اﻹيصال كالتالي بعد الضغط على زر تنفيذ

بعد إعتماد تلك المعاملة بواسطة موظف الخزنة يمكن الرجوع لسيرة هذا العميل لنجد أن مستحقاته أصبحت 800 جنيه:

ملحوظة:

إذا تم إدراج أي قيد محاسبي من جزئية الحسابات مباشرة بدون استخدام اﻹجراءات على حساب هذا العميل فإن هذه المعاملة تُؤثر على حساب العميل، لكنها لا تظهر في تقرير إجراءات عميل، لكنها تظهر في التقرير العام عند إختيار حساب العميل. ومثال آخر هو الدفع بواسطة شيك عن طريقة جزئية الشيكات فإن ذلك يؤثر على حساب ذلك العميل ويظهر في كشف الحساب كالتالي:

بالنسبة لتدريب المؤسسات يمكن أن تكون حالتها مشابهة للأفراد، ويتم التعامل مع المؤسسة بإسم حساب واحد وفاتورة واحدة لمجموعة المتدربين. فإذا لم يكن هناك فرق في الضرائب بالنسبة للمؤسسات واﻷفراد يمكن أن يكون هناك فقط نوعين من اﻹجراءات بالنسبة للتدريب، دفع مقدم أو بالتقسيط، باﻹضافة إلى إجراء الدفع نفسه.

طرق الإدخال

توجد عدة أنواع لطرق الإدخال في قوالب اﻹجراءات وهي:

1. بدون حسابات: وتُستخدم في اﻹجراءات التي ليس فيها إرتباط مالي أو دفع مبالغ مالية، مثلاً نفترض أن شركة الفلاح تشترط الحجز قبل إسبوع من التدريب، عندها نقوم بعمل إجراء جديد نسميه (حجز للتدريب) ويكون بدون إجراءات محاسبية، ليتم تسجيل هذا اﻹجراء في سيرة العميل، فعندما يأتي للتسجيل وبداية التدريب نتأكد من أنه قام بالحجز قبل إسبوع.

2. قيم مُعرفة: وهي للإجراءات ذات القيم المالية الثابتة والتي لا يُسمح بتغييرها بواسطة موظف اﻹدخال، مثلاً كورسات نُظم التشغيل سعرها للفرد 250 جنيه، وإستخراج شهادة قيمتها مثلاً 10 جنيه، وهكذا. فقط يستطيع من لديه صلاحية تعديل القوالب أن يقوم بتغيير تلك القيمة إذا تغيرت اﻷسعار.

3. مدخلات متغيرة: وهي تُعطي الحرية في إدخال أي قيمة في أي جزء من اﻹجراءات المالية، وهي مااستخدمناها مع قالب (دفع نقدي) في المثال السابق

4. نسب مئوية: وهي مااستخدمناه مع التدريب، وتقضي بأن نجعل لكل إجراء محاسبي نسبة مئوية شرط أن يكون مجموع تلك النسب 100%، وعند اﻹدخال يُسمح فقط إدخال المبلغ الكامل ثم يتم تقسيمه تلقائياً بحسب النسب في اﻹجراءات المحاسبية المختلفة.

5. صيغة رياضية: يمكن بواسطة هذه الطريقة أن تكون هناك إجراءات حسابية يتم حسابها من قيم أخرى، مثلاً مجموع قيمتين، أو طرح قيمة من أخرى، أو نسبة من قيمة أخرى، مثال:

نلاحظ أننا استخدمنا الرمز # في حقل صيغة رياضية، وهو يعني أن هذه القيمة يتم إدخالها يدويا، وقد استخدمناها مع (رسوم الشركة) و(رسوم اﻷستاذ) وهو يسمح للموظف أن يضع تلك المبالغ بحرية، أما الضريبة فهي نسبة 10% من قيمة مجموع اﻹجراء اﻷول والثاني. لاحظنا أيضاً أننا قمنا بتعطيل اﻹظهار بالنسبة لتلك القيم حتى لاتظهر في اﻹيصال النقدي، فقط يظهر المجموع الذي عليه دفعه، بدون التفاصيل اﻷخرى والتي تهم شركة الفلاح. وتقسيم الحساب الدائن إلى (التدريب، واﻷساتذة) يجعل من السهل معرفة كم سوف نعطى للأساتذة بعد كل فترة.

إذا كانت قيمة التدريب غير شاملة للضريبة فإن إدخال الموظف مجموع 1000 جنيه ينتج عنه حساب 100 جنيه إضافية للمجموع، أي تُصبح 1100 جنيه يدفعها العميل، أما إذا كانت القيمة المُدخلة شاملة للضريبة فعندها يُمكن أن نستثني إجراء الضريبة من (اﻹضافة للمجموع) كما في المثال التالي:

في هذه الحال عند إدخال مجموع قيمة 1000 جنيه في السطرين اﻷولين ينتج عنه 100 جنيه زيادة لكنها لايتم جمعها في المجموع النهائي، ويُطالب العميل بدفع قيمة 1000 جنيه فقط. كذلك نُلاحظ أننا قمنا بتغيير الصيغة الرياضية للضريبة ليتم حسابها فقط من رسوم الشركة ورسوم اﻷستاذ غير شاملة للضريبة، وهذا كمثال.

في حال أننا استثنينا الضريبة من الإضافة للمجموع فإن هذه القيد يتم إدراجه بطريقة منفصلة عن القيد الأساسي لهذا اﻹجراء، أي ينتج عن هذا اﻹجراء قيدين محاسبيين، اﻷول هو مايدفعه العميل والثاني قيد ثانوي نتج عن هذا اﻹجراء.

توجد دالة أخرى في الصيغة الرياضية وهي دالة المجموع sum ومثال لها:

sum(1, 2)

وهي تعني جمع قيمة السطر اﻷول والثاني. كذلك يمكن جمع قيمة سطر بالسالب، أي طرحه من المجموع مثلاً:

sum(1,-2)

وهذا يعني طرح قيمة السطر الثاني من قيمة السطر اﻷول

ملحوظة

يمكن إختيار فرع بدلاً من حساب في الحسابات المدينة أو الدائنة في قوالب اﻹدخال. وسوف يظهر للمستخدم عبارة (إختيار حساب) ليقوم بإختيار حساب من هذا الفرع أثناء اﻹدخال. وهذا كمثال:

في هذا المثال كان التدريب هو فرع داخله حسابات مثلاً: كورس نُظم تشغيل، كورس صيانة، كورس شبكات. فيقوم الموظف بإختيار الحساب المرتبط بالكورس الذي قام بإختياره العميل.

الفصل السادس

العملاء والتقسيط

مقدمة

جزئية العملاء والتقسيط تهتم بالعميل الذي استخدمناها سابقاً في جزئية اﻹجراءات، وهي تحتوي على إضافة/تعديل معلومات العملاء وتقسيمهم وربطهم بحسابات. واﻹضافة هُنا أنه يمكن إجراء تقسيط للدين، مثلاً إذا اشترى عميل بضاعة من الشركة وتم تقسيط الدفعيات على أشهر أو اسابيع متلاحقة، يُمكن جدولة هذه الدفعيات في شكل تقسيط وتظهر الدفعيات التي حان أجلها في هذه الجزئية.

العملاء

شاشة العملاء تحتوي على إضافة عميل جديد، تعديل عميل، إظهار تقرير عن معلومات ورصيد هذا العميل، كذلك تُظهر الأقساط المجدولة له وتُمّكن من إضافة جدولة أقساط جديدة باﻹضافة للبحث عن عميل بإسمه أو رقم هاتفه أو رقم بطاقته أو عناوينه:

نفرض أن العميل (يوسف معتز عبدالعظيم) يُريد شراء حاسوب بالتقسيط من شركة الفلاح. نقوم بإختيار تقسيط جديد بعد إختيار هذا العميل، ثم نقوم بإدخال القيمة الكلية للتقسيط وعدد اﻷقساط وأول تاريخ للتقسيط:

يُمكن تعديل أي تاريخ من هذه التواريخ بواسطة النقر المزدوج على تاريخ القسط. كذلك يُمكن كتابة تعليق لكل قسط أو تركها فارغة لكتابتها لاحقاً عند سدادها أو إلغائها.

عملية إضافة اﻷقساط هذه ليس لديها أي أثر مالي، إنما هي جدولة فقط. لذلك قبل عملية التقسيط لابد من إجراء عملية البيع في جزئية الحسابات، بقيد عادي، وهو بيع على حساب العميل (يوسف معتز) كما في المثال التالي:

التقسيط

عند فتح شاشة التقسيط تظهر لنا آخر أقساط قُمنا بإدراجها في النظام، يمكن مثلاً إظهار أقساط شراء اللابتوب التي قُمنا بإدراجها في المثال السابق في شكل تقرير:

تظهر فيها حال كل قسط، والحالات هي: غير مُسددة، مسددة مع قيد، مسددة، ملغية.

بعد الرجوع إلى شاشة التقسيط نجد من الخيارات أيضاً (عرض اﻷقساط الحالّة) وهي تعني اﻷقساط التي حان أجلها وتكون الشركة في حالة مطالبة لأصحاب تلك اﻷقساط. يمكن إختيار (سداد) لقسط معين أو إختيار (سداد الكل) لتسديد كافة اﻷقساط التي حان أجلها، فتظهر هذه الشاشة:

يُمكن إختيار (سداد مع إدراج قيد)، في هذه الحال يجب إختيار الحساب المدين لهذه العملية، مثلاً إذا تم دفع اﻷقساط نقداً نختار الخزنة، والحساب الدائن يكون هو حساب العميل.

عند اختيار (سداد بدون قيد) لايتم إدخال حساب دائن أو مدين. ويُستخدم هذا الخيار في حال أن السداد تم عن طريق قيد محاسبي سابق لهذه العملية أو تم السداد بشيك، فتكون عملية السداد بدون قيد هُنا بمثابة تغيير لحالة القسط من (غير مُسدد) إلى (مسدد) حتى لايظهر في اﻷقساط الحالة مرة أخرى.

يُمكن كذلك إلغاء اﻷقساط في حالة أن العميل قام برد البضاعة مثلاً.

يُمكن كذلك إختيار (عرض اﻷقساط الحالة بتاريخ) ثم إختيار تاريخ معين، مثلاً بداية الشهر المُقبل وعرض التقرير للأقساط وقيمتها التي سوف تحل بداية الشهر المُقبل:

كود لبرمجيات الكمبيوتر

www.code.sd